3 méthodes pour gagner en productivité

Être plus productif : un objectif que tu aimerais bien atteindre, et rapidement !

C'est certain, gagner en productivité présente de multiples avantages, notamment dans la sphère professionnelle. Être plus productif au travail, cela signifie mieux gérer son temps et ses tâches. À plus forte raison, cela t'assure plus d'efficacité et peut-être même une meilleure rentabilité. Quel que soit le but fixé, nous allons t'aider en te dévoilant 3 méthodes pour gagner en productivité.

1) Méthode Pomodoro®

Pour gagner en productivité, la méthode Pomodoro® est l'une des plus connues. On la doit à Francisco Cirillo, qui la développe dans les années 1980.  Elle consiste à découper sa journée en plages minutées pour mieux gérer son temps et être plus efficace.

Anecdote : si la technique Pomodoro® s'appelle ainsi, c'est en hommage au minuteur de cuisine en forme de tomate ("pomodoro" en italien) qu'utilisait son créateur.

Comment fonctionne la méthode Podomoro® ?

La méthode Pomodoro® se structure de la façon suivante : 

1. Choisis la tâche à accomplir ;
2. Règle un minuteur (sur ton smartphone, par exemple) pour une durée de 25 minutes ;
3. Lorsque le minuteur sonne, fais une pause de 5 minutes (pendant laquelle tu peux marcher, lire, méditer, faire des squats ou une micro-sieste, à toi de voir...) ; 
4. Au terme de 4 sessions (de 25 minutes), tu peux faire une pause plus longue (de 15 à 30 minutes).
5. Répète autant de fois que nécessaire.

Pourquoi opter pour cette méthode de productivité ?

Selon le créateur de la méthode Pomodoro®, travailler par tranche de 25 minutes permet de développer ses capacités de concentration. Tu concentres ton énergie sur une tâche, sans interruption pendant 25 minutes. Il faut pour cela accepter de se détacher des notifications de son smartphone ou de sa boîte mail.

Une fois que tu as bien intégré cette technique, tu peux augmenter les intervalles au fur et à mesure. Un cycle de travail peut ainsi durer jusqu'à 90 minutes, en respectant les temps de pause. Ceux-ci sont l'occasion de bouger et d'éviter de rester assez trop longtemps (la sédentarité est l'un des pires ennemis de notre santé !).

Comme toutes les méthodes de productivité, la technique Pomodoro® pourrait ne pas te convenir. C'est néanmoins un outil à garder en tête pour atteindre de "petits objectifs" ou surmonter les journées très chargées. Elle permet de se concentrer sur une tâche pour éviter de s'éparpiller et de perdre du temps.

2) Méthode GTD (Getting Things Done)

Consultant en management, l'Américain Gary Allen invente la méthode GTD pour "Getting Things Done" en 2001. Elle aide à mieux s'organiser pour gagner du temps et, de fait, en productivité.

Comment fonctionne la méthode GTD ?

La méthode GTD se déroule en 5 étapes : collecter, traiter, organiser, réviser, agir. C'est un outil qui peut paraître complexe de prime abord, mais qui a fait ses preuves. À toi donc de te l'approprier pour profiter de ses avantages !

• Collecter

Dans un premier temps, tu établis une liste de toutes les tâches à accomplir. Inutile de les trier ou de les hiérarchiser, on se contente pour l'instant de rassembler les informations.

L'objectif de cette phase de collecte est de libérer votre esprit pour n'avoir qu'un seul lieu où "stocker" vos tâches. Si elles sont d'ordinaire dispersées dans vos e-mails, vos bloc-notes (numériques ou papier) ou votre agenda, vous pouvez désormais les lister dans un endroit unique. Cela peut se faire aussi bien sur votre ordinateur ou smartphone que sur une feuille de papier.

• Traiter

Maintenant que tu as listé toutes les tâches à accomplir, tu vas chercher à les "clarifier". Pour cela, il suffit de te poser une question simple : "ai-je une action à faire pour réaliser cette tâche ?". 

Si la réponse est "non", cela signifie que tu peux laisser la tâche en stand-by, voire la rayer de ta liste. Elle n'est pas censée être une priorité. 

Exemple : tu attends un document pour un projet. Sans celui-ci, tu ne peux pas avancer. Puisque l'action ne dépend pas de toi, tu mets cette tâche en attente.

Si la réponse est "oui", il existe deux cas de figure, qui dépendent de la durée de l'action à accomplir. Si celle-ci prend moins de 2 minutes, tu réalises immédiatement la tâche. Si elle requiert plus de temps, tu passes à l'étape suivante.

• Organiser

Cette troisième étape est synonyme de passage à l'action : tu vas définir ton plan d'attaque. 

Si tu as respecté les deux étapes précédentes, tu as déjà rayé ou mis en attente les tâches qui ne nécessitent pas d'action, ou traitez les moins chronophages. Il s'agit désormais d'organiser les autres selon trois axes : 

1. Reporter : selon ta charge de travail ou les échéances fixées, certaines tâches peuvent parfois être reportées. (Oui, la procrastination peut avoir du bon !)
2. Déléguer : tu connais sûrement l'adage "seul, on avance vite, ensemble, on va plus loin". Cela se prête aussi au contexte professionnel ! Quand c'est possible, délègue des tâches aux personnes de confiance autour de toi.
3. Planifier : détaille tes tâches en "mode projet" avec la création de sous-tâches (pour faciliter leur réalisation et l'avancée du projet) et la mise en place d'un suivi adéquat.

• Réviser

Pour atteindre tes objectifs, tu dois régulièrement surveiller l'avancée de ton projet (privé ou professionnel). Cela te permet de faire un point sur les missions terminées, en cours ou les nouvelles à réaliser.

Ainsi, tu dois déterminer un créneau spécifique dans ton agenda pour réaliser cette étape de révision. Elle peut, par exemple, avoir lieu en fin de semaine pour clôturer une semaine de travail et démarrer la suivante sur de bonnes bases.

• Agir

Maintenant que tu as défini ton plan d'action, il est temps de le mettre en œuvre. Tu peux réaliser les tâches une à une, en fonction de tes priorités, du temps disponible, de ton niveau d'énergie... Ces paramètres sont déterminants pour adapter la méthode de productivité GTD à ton fonctionnement et à ta personnalité.

3) La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une des plus efficaces pour mieux s'organiser au quotidien et gagner en productivité. Elle présente l'avantage de pouvoir s'appliquer aussi bien à la vie privée que professionnelle.

Comment fonctionne la méthode Ivy Lee ?

Pour appliquer la méthode Ivy Lee, il te suffit le soir, en fin de journée, de lister toutes les tâches à accomplir le lendemain. Dans cette liste, tu retiens uniquement les 6 à réaliser en priorité). Tu peux les noter par ordre d'importance (voire d'urgence).

Le lendemain, tu commences par la tâche la plus importante. Tu la traites jusqu'à ce qu'elle soit complètement finie. C'est la condition sine qua non pour passer à la tâche suivante.

À la fin de la journée, tu recommences le processus. Si tu n'as pas pu réaliser toutes les tâches du jour, tu les reportes sur la liste du lendemain.

Les avantages de la méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee a l'avantage d'être très simple à mettre en place. Pas besoin d'outil de planification complexe : tu as juste besoin d'une feuille et d'un stylo. Elle peut aussi s'appliquer à toutes sortes de contextes. Que tu travailles sur un projet privé ou professionnel, la méthode Ivy Lee est un véritable outil au service de ta productivité ! Enfin, elle t'évite les to-do-lists à rallonge, totalement contre-productives.