La fameuse to-do list : tout le monde connaît. Il s’agit d’une liste de tâches à effectuer sur une période donnée. Aussi utile dans la sphère professionnelle que privée, nous sommes beaucoup à l’employer.
Cependant, la to-do list peut aussi être une grande source de frustration. À la fin de la journée ou de la semaine, quand toutes les cases ne sont pas cochées, on peut se sentir déprimé, anxieux ou démotivé.
Alors comment créer une to-do list efficace capable d’entretenir ta motivation ? C’est ce que nous allons t’aider à faire grâce à ces conseils. Tu vas apprendre à mettre en place un dispositif qui te convient et surtout qui te permet d’atteindre tes objectifs.
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Pourquoi créer une to-do list ?
Créer une to-do list peut être un véritable booster de productivité si elle est bien réalisée. Elle te donne un cadre pour organiser ta journée ou ta semaine. Cela t'assure de ne rien oublier et de soulager ta charge mentale. Tu gardes une trace de toutes les choses que tu as à faire, sans devoir te remémorer tous les détails : tout est écrit.
Outre la facilité d'organisation, créer une to-do list peut aussi améliorer ta concentration. Grâce à ta liste de tâches, tu dédies un temps à chacune, et évites ainsi de t'éparpiller. Des études ont prouvé que le multitasking (le fait de faire plusieurs choses simultanément) a un impact négatif sur ta productivité.
S'arrêter dans la réalisation d'une tâche, que ce soit choisi ou imposé, est une source de stress et de frustration. On estime qu'il faut environ 20 minutes pour s'y remettre ensuite. C'est autant de temps perdu durant la journée, faute d'avoir su rester "focus".
Par conséquent, suivre une to-do list te permet d'établir un flux de travail propice à la productivité. Tu préserves ton bien-être mental et limites les sources de stress. À la fin de la semaine, il devient plus facile de partir en week-end serein.
Enfin, créer une to-do list est intéressant pour entretenir ta motivation. C'est notamment utile si tu travailles sur de gros projets (personnels ou professionnels) qui impliquent un grand nombre de sous-tâches.
Quoi de plus satisfaisant que de rayer des éléments de ta liste dès lors qu'ils sont réalisés ? Cela te donne un sentiment d'accomplissement, propice à la motivation, pour t'inciter à rester impliqué·e à 110 % dans ton projet.
En effet, le fait de rayer des tâches de ta to-do list permet la sécrétion de dopamine, aussi appelée hormone du bonheur. Terminer une tâche, aussi insignifiante soit-elle, agit comme une récompense, ce qui incite ton système nerveux à libérer une petite quantité de dopamine. C'est ce processus biologique qui te motive à passer à la tâche suivante pour profiter à nouveau de cet effet de récompense.
7 conseils pour créer une to-do list efficace
1. Choisir un support pour créer ta to-do list
Créer une to-do list papier ou informatique ? C'est toi qui vois.
Certains préfèreront écrire à la main : si l'on a une mémoire scripturale, le fait de noter noir sur blanc les tâches à faire facilite leur mémorisation.
D'autres choisiront un outil numérique pour gérer plus aisément leur to-do list. À l'inverse de l'outil papier, l'informatique permet de modifier, prioriser ou supprimer en un clic, sans avoir à tout refaire.
2. Lister toutes les tâches à réaliser (sans classement)
Avant de mettre en forme ta to-do list, il faut déjà commencer par lister toutes les tâches que tu as à accomplir. On ne cherche pas à les classer : cela fait partie des prochaines étapes. Pour le moment, tu te contentes de tout répertorier pour être sûr·e de ne rien oublier.
Afin que cela soit plus simple, concentre-toi sur une période précise. Tu peux choisir de créer une to-do list quotidienne ou hebdomadaire. Tout dépend des projets que tu as en cours. Il est parfois plus facile de se projeter sur une semaine : si des imprévus surviennent dans la journée, tu peux sans stress repousser les tâches que tu n'as pas pu réaliser au jour suivant.
3. Découper la to-do list en sous-tâches
Parmi les tâches majeures que tu as gardées, tu as peut-être identifié des gros projets qu'il est intéressant de découper en sous-tâches. Cela t'aide à éviter la frustration à la fin de la journée. Par exemple, si tu veux organiser un évènement, tu listes toutes les tâches comme le contact avec les différents prestataires, la mise à jour du budget, etc. Tu gagnes en efficacité, car tu n'oublies aucun élément clé !
4. Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée
Maintenant que tu as répertorié toutes tes tâches à réaliser, il est temps de les trier. Pour commencer, tu vas supprimer (ou reporter) celles qui présentent une faible valeur ajoutée. Ce sont toutes les tâches que tu peux déléguer ou pour lesquelles tu es bloqué·e (c'est-à-dire qu'elles dépendent d'une autre action qui n'est pas de ton fait). Cela te permet d'épurer ta to-do list pour te concentrer sur les tâches importantes ou urgentes.
5. Estimer le temps à consacrer à chaque tâche
Avant d'arriver à la dernière étape pour créer une to-do list efficace, il est crucial d'estimer le temps à consacrer à chaque tâche. Tu peux ainsi identifier celle qui réclame la plus grande attention. Ce sont probablement des actions à réaliser en priorité ou à caser à des moments stratégiques de ta journée. Tu pourras alors t'y concentrer pleinement et éviter les distractions, néfastes à ta productivité.
6. Prioriser les tâches à accomplir
Désormais, il est temps de prioriser toutes tes tâches. Pour cela, tu peux, dans un premier temps, te fier aux dates butoir qu'elles impliquent. Cela t'aide à hiérarchiser les informations par ordre d'urgence. Plus une échéance est proche, plus la tâche devient une priorité.
Prioriser les tâches à accomplir t'assure de créer une to-do list redoutablement efficace. Il est important de toujours commencer par les éléments les plus essentiels ou ceux qui réclament le plus de temps.
Souvent, on a tendance à commencer par les tâches les plus insignifiantes avant de se consacrer aux plus essentielles. C'est une erreur ! Pour être plus productif, il est préférable de réaliser d'abord les éléments de ta to-do list les plus chronophages. Tu peux ainsi t'assurer de les terminer avant la fin de la journée. Si tu démarres trop tard, tu risques de devoir t'interrompre et de la reprendre le lendemain. Cela peut donc affecter ton planning du jour suivant, voire du reste de la semaine, par ricochet.
7. Laisser une marge pour les imprévus
Dernier conseil, mais pas des moindres : laisse toujours une marge pour les imprévus. Au moment de créer ta to-do list, inutile de vouloir remplir tous les créneaux horaires. Tu dois garder de la flexibilité pour gérer les aléas sans générer de frustration. Tu t'assures ainsi de réaliser malgré tout les tâches prévues dans la journée.
C'est souvent l'étape la plus difficile à intégrer ! Pourtant, c'est ce qui nuit le plus à notre productivité, car cela engendre du stress qui se répercute généralement sur le reste de notre to-do list. Oublions alors les journées de plus de 24 heures et laissons plus de temps au temps pour atteindre nos objectifs !
